¿Qué es el DNC?
El
Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el
proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para
el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes
en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de
los objetivos de la misma.
Un
reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.
¿Cuándo
hacer un DNC?
La
atención hacia un DNC puede derivar de:
- Problemas en la organización
- Desviaciones en la productividad
- Cambios culturales, en Políticas, Métodos o
Técnicas
- Baja o Alta de personal
- Cambios de función o de puesto
- Solicitudes del personal
Es
un proceso para conocer las carencias en
cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes que el personal requiere
cumplir para desempeñarse efectivamente en su puesto de trabajo.
2. ¿Por qué se debe hacer una DNC? El
papel del profesional que hace la detección de necesidades es muy parecido al
papel de un Doctor, de él depende que la organización siga enferma o sana. Un buen médico no le recetaría a su paciente
sin antes investigar las causas de su mal. De la misma manera el responsable de
solicitar la capacitación debe investigar lo que sucede en el área donde
trabaja para conocer y detectar las
necesidades reales de capacitación.
“Un
mal Doctor puede enfermar más a su paciente, incluso puede matarlo”
3. ¿Cómo se debe hacer la DNC?
El
método que se recomienda utilizar para la DNC es le MÉTODO COMPARATIVO. El
principal fundamento de este modelo radica en establecer las discrepancias que
existen entre:
“Lo
que debe hacerse y lo que realmente se hace”
Compara
una situación Ideal con la Real para definir las diferencias, que serán las
necesidades a satisfacer.
Todo
proceso, actividad, empresa, producto, tiene un estándar de calidad
óptimo. Por lo tanto primero se debe
definir ese nivel de calidad para poderlo comparar con lo real y determinar
acciones que tengan que ver con capacitación.
El
Método Comparativo consta de 4 etapas:
1a.
Etapa. Determinación de la situación idónea.
2a.
Etapa. Determinación de la situación real.
3a.
Etapa. Comparación entre ambas situaciones.
4a.
Etapa. Determinación de necesidades de capacitación y toma de decisiones.
1ª.
ETAPA. DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN IDÓNEA.
Los
responsables de solicitar capacitación en las entidades académicas y
dependencias administrativas deben
determinar la situación ideal que debe prevalecer en sus áreas de trabajo. Para
lo anterior se les propone lleven a cabo las siguientes actividades:
1. Determinar quién es su cliente interno
y / o externo.
2. Determinar cuáles son los
requerimientos de su cliente, es decir, que requisitos debe cubrir el producto
(incluye servicio) que les ofrece.
3. Definir que actividades debe llevar a
cabo su personal para elaborar un producto que cumpla con los requisitos del
cliente. En el caso de las áreas certificadas con la Norma ISO 9001:2000 las
actividades deben ser las establecidas en los procedimientos del Sistema de
Gestión de la Calidad.
4. Identificar que conocimientos,
habilidades y actitudes requiere su personal para realizar las actividades definidas en el punto 3. (Para esta actividad
puede hacer uso del Instrumento para la DNC
de clave DGRH-C-FI-06.
5. Elaborar el perfil ideal de cada uno de
los puestos que se tienen en su área de trabajo a través del formato
DOM-GE-FI-07 basándose en la información obtenida en el Instrumento para la DNC
DGRH-C-FI-06.
2ª.
ETAPA. DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN REAL.
Para
determinar la situación real que prevalece en su área de trabajo se propone:
1. Evaluar
las competencias del personal a través del formato “Competencia del
Personal Id. DOM-GE-FI-08”
2. Evaluar el desempeño del personal, de
acuerdo a los indicadores de desempeño establecidos en el instrumento para la
DNC y
considerando que existen tres posibilidades por las cuales una
persona no actúa conforme a lo esperado: 1) Porque no puede: El problema, entonces,
radica en que los métodos, materiales y
equipo no son los adecuados para realizar su trabajo. 2). No sabe: no
tiene los conocimientos necesarios para llevar a cabo las actividades de su
puesto de trabajo. Aquí la solución puede ser
la capacitación. 3). No quiere: La dificultad se localiza en el campo de
la motivación, las actitudes y los valores y también puede solucionarse a
través de la capacitación.
3. Considerar los objetivos que no han
sido alcanzados, los planes y proyectos a futuro, los resultados y
observaciones de auditorias, problemas y conflictos en su área de trabajo,
etc.
3ª.
ETAPA. COMPARACIÓN ENTRE AMBAS SITUACIONES.
Una
vez que se ha elaborado el perfil del puesto y se ha evaluado la competencia y
desempeño del personal es momento de comparar ambos formatos para identificar
los conocimientos, habilidades y actitudes que el personal carece y debe tener
para desempeñar de manera eficaz y eficiente su trabajo.
El
formato de “Competencia del Personal
Id. DOM-GE-FI-08” cuenta con un
apartado denominado “Cumple” para realizar la comparación correspondiente.
4ª.
ETAPA. DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Y TOMA DE DECISIONES.
Por
último, para determinar las necesidades de capacitación y tomar decisiones
sobre la manera en que habrán de ser satisfechas se propone lo siguiente:
1. Detectar por empleado cuales son sus
necesidades de capacitación de acuerdo a los resultados de la etapa anterior.
2. Revisar el catálogo de cursos vigente
del departamento de capacitación para identificar que cursos pueden ayudar al
personal a cubrir sus necesidades detectadas.
3. Requisitar el formato “Requerimientos de Capacitación del
Personal DGRH-C-FI-02” y enviarlo al Departamento de Capacitación en
el mes de agosto de cada año. (Ver Guía para solicitar la programación anual de
cursos al departamento de capacitación).
En
suma, la organización debe establecer las competencias requeridas para cada una
de las actividades que desarrolla y que afectan la calidad de sus productos;
debe evaluar las competencias del personal que desempeña tales actividades y
desarrollar planes para eliminar las brechas existentes entre las competencias
requeridas y las competencias existentes. La definición de necesidades debe
incluir también el análisis de necesidades que pueden aparecer en el futuro.
REFERENCIA:
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